Elektronische Rechnungsbearbeitung
Häufig werden Rechnungen noch heute mit der Post versandt. Bis die Rechnung bezahlt wird, geht sie oft durch mehrere Hände. Das kann zu Verzögerungen und Missverständnissen führen, die Kosten verursachen können. Die Digitalisierung der Rechnungen ist dabei nur ein erster Schritt der digitalen Rechnungsbearbeitung. So können aus den Dokumenten beispielsweise direkt Buchungsdaten und Schnittstelleninformationen für openTRANS gewonnen werden. Reduzieren Sie den manuellen Erfassungsaufwand und damit verbundene Fehlerquoten. Mit unseren Lösungen wird der Bearbeitungsprozess transparenter und die Suche nach Belegen leichter.
Aufbereitung von papierhaften Rechnungen
Wenn die Rechnung eines Unternehmens bei Ihnen per Post eingeht, ist sie noch lange nicht bezahlt. Selbst vor dem digitalen Scannen gibt es etwas zu tun: Tackernadeln und Büroklammern müssen erst entfernt werden. Sie werden durch eine elektronische Heftung ersetzt.
Scannen von papierhaften Rechnungen
Die Digitalisierung erfolgt mit unserem Hochleistungsscanner mit automatischem Belegeinzug – selbstverständlich farbig. Durch den Stempel erfasst der Scanner den Beginn eines neuen Dokuments, leere Seiten werden automatisch entfernt.
Erzeugung von PDFs und Buchungsdaten
Am Ende des Scanvorgangs werden die Dokumente erfasst und indiziert. Adressdaten, Rechnungsbeträge und Bankverbindungen werden ausgelesen und stehen als Buchungsdaten in XML zur Verfügung. Damit sich keine Fehler einschleichen, kontrollieren Prüfmechanismen die digitalen Rechnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Sämtliche Informationen liegen nun digital vor.
Übergabe der Buchungsdaten an openTRANS
Die XML-Datei beinhaltet alle Daten für die Weiterverarbeitung und Buchung der Rechnung mittels openTRANS invoice. Die Kreditorendaten werden bereits bei der Indizierung eingebunden. Zusätzlich arbeitet unser System mit einer trainierten Wissensbasis. Die digitale Rechnungsbearbeitung kann nun beginnen.